Administratie

Bewaarplicht

Hoe lang moet je je gegevens bewaren?

Een ondernemer/onderneming moet zijn boeken en bescheiden ten minste zeven kalender jaren bewaren. Het grootboek, de voorraad-, crediteuren-, inkoop-, verkoop-, voorraad-, loonadministratie, maar ook kassarollen en andere basisgegevens dienen te worden bewaard. Als het onroerende zaken betreft (bijvoorbeeld het bedrijfspand of een verhuurde winkel), is de bewaartermijn tien jaar. Dit houdt verband met de herzieningsregeling van de omzetbelasting. Het niet voldoen aan de bewaarplicht kan onbehoorlijk bestuur opleveren met alle gevolgen van dien voor de aansprakelijkheid van bestuurders in faillissement.

Belastingen

Aftrekposten voor ZZP’ers

Je hebt als ZZP’er allerlei fiscale voordelen, zoals aftrekposten!  De 3 belangrijkste ondernemersaftrekposten worden duidelijk uitgelegd.

Wanneer heb je recht aftrekposten?
Je hebt alleen recht op ondernemersaftrekposten als de Belastingdienst je ziet als ondernemer. Daarnaast moet je aan het urencriterium (>1225) voldoen om in aanmerking te komen voor de Zelfstandigenaftrek en de Startersaftrek. Je hoeft niet aan het urencriterium te voldoen als je in aanmerking wilt komen voor de MKB-winstvrijstelling. Voldoe je wel aan het urencriterium dan kan de MKB-winstvrijstelling alsnog na de Zelfstandigenaftrek en Startersaftrek worden toegepast. Het kan zijn dat je voor de Belastingdienst niet als een ondernemer, maar ook niet als een werknemer wordt gezien. In dat geval zijn jouw inkomsten resultaat uit overige werkzaamheden. Helaas kom je dan niet in aanmerking voor deze aftrekposten. Weet je niet zeker of je door de Belastingdienst als ondernemer of als werknemer wordt gezien? Vraag dan een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aan.  Er zijn een aantal verschillende aftrekposten, de 3 belangrijkste ondernemersaftrekposten worden hieronder uitgelegd:

1. Zelfstandigenaftrek
Je bent ondernemer
Je voldoet aan het urencriterium
Je mag een vast bedrag van de winst aftrekken. Dit bedrag mag niet hoger zijn dan de winst voor de ondernemersaftrekposten, tenzij je in aanmerking komt voor de Startersaftrek. Wanneer je minder winst maakt dan de aftrek mag je dit verrekenen in de komende 9 jaar, wanneer je wel genoeg winst maakt om de gehele aftrek toe te passen.

2. Startersaftrek
Je hebt recht op Zelfstandigenaftrek
In de afgelopen 5 jaar ben je in ieder geval 1 jaar geen ondernemer voor de Belastingdienst geweest
Je hebt de Zelfstandigenaftrek niet meer dan 2 keer toegepast in de afgelopen 5 jaar.
Deze aftrekpost mag je bovenop de Zelfstandigenaftrek tellen. Wanneer je aftrek hoger is dan je winst, mag je de ondernemersaftrekposten verrekenen in de komende 9 jaar of met (andere) inkomsten uit woning en werk.

3. MKB-winstvrijstelling
Je bent ondernemer
Je bent geen medegerechtigde (bv commanditair vennoot of geldverstrekker)
Voor deze aftrekpost hoef je niet aan het urencriterium te voldoen. Wanneer je de andere ondernemersaftrekposten van de winst hebt afgetrokken mag je er 14% afhalen met de MKB-winstvrijstelling. Let wel op. De aftrekposten verlagen je fiscale winst waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Dat is top! Maar wanneer je verlies lijdt wordt ook je fiscale verlies lager waardoor je minder belasting mag terugvragen. Dan werkt de vrijstelling dus in jouw nadeel.

Investeringsaftrek

Wat is investeringsaftrek?
Indien je als ondernemer investeert in bedrijfsmiddelen, kun je naast de afschrijvingskosten een deel van het investeringsbedrag ten laste van je winst brengen. Dit noemen we de investeringsaftrek. Er zijn verschillende soorten investeringsaftrek:

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (hierna KIA)
Energie-investeringsaftrek (hierna EIA)
Milieu investeringsaftrek (hierna MIA)

Je hebt als ondernemer het vaakst te maken met de KIA. Welk bedrag aan extra aftrek je krijgt is afhankelijk van de hoogte van de investering die je als ondernemer doet. Voor het jaar 2015 geldt  de volgende tabel voor de KIA:

Bij investeringen van:

Meer dan en niet meer dan is de KIA aftrek
€ – € 2.300 € 0
€ 2.300 € 55.745 28% van het bedrag aan investeringen
€ 55.745 € 103.231 € 15.609
€ 103.231 € 309.693 € 15.609 -/- 7,56% van bedrag boven € 103.231
€ 306.931 – € 0

Een voorbeeld:

Je koopt een bedrijfsmiddel van € 10.000. Voor dit bedrijfsmiddel kun je in het jaar van investeren een bedrag van € 2.800, zijnde 28% van het investeringsbedrag, ten laste van je winst brengen.

Om fiscaal optimaal van dit voordeel gebruik te maken bekijk je eerst het totaal van de investeringen die je al gedaan hebt in het huidige jaar. Dan bepaal je voor welk percentage investeringsaftrek je in aanmerking komt. Indien je door de nieuwe investering daarna, in een ander percentage terecht komt, is het aantrekkelijk om de investering uit te stellen.

Een voorbeeld:

Je hebt al voor € 53.000 geïnvesteerd in een jaar en wil nog een investering doen van € 25.000. Indien je die investering in 2015 doet mag je een bedrag van € 15.609  (vast bedrag) te laste van je winst brengen. Wanneer je de nieuwe investering uit zou stellen tot 2016 dan mag je een bedrag van € 21.840 (€ 14.840 + € 7.000) ten laste van je winst brengen. Hierbij ga ik ervan uit dat de investeringstabellen voor 2015 en 2016 gelijk zijn aangezien die op dit moment nog niet bekend zijn.

Genoemd voorbeeld is fiscaal optimaal, maar voor jouw onderneming moet met de investering wel kunnen wachten. Daarnaast geldt natuurlijk ook dat je niet moet investeren voor de investeringsaftrek, maar omdat het bedrijfsmiddel echt nodig is.

Niet alle investeringen komen in aanmerking voor de investeringsaftrek
Niet alle investeringen komen in aanmerking voor de investeringsaftrek. Wanneer de investering niet in aanmerking komt, verhoogt deze dus ook niet het totaalbedrag van de investeringen waar je voor de tabel rekening mee moet houden. Ik ga in dit blog verder niet in op de niet-voor-de- investeringsaftrek-in-aanmerking-komende-investeringen. Wil je meer informatie over de investeringsaftrek of twijfel je of een investering voor de investeringsaftrek in aanmerking komt, neem dan gerust contact met ons op.

Kleineondernemersregeling

Voor de kleine ondernemers zijn administratieve en factureringsverplichtingen voor de BTW een behoorlijke last. Om aan deze kleine ondernemers tegemoet te komen is voor hen een bijzondere regeling opgenomen in de Wet op de Omzetbelasting. Dit is de zogenoemde ‘kleineondernemersregeling’, hierna KOR genoemd. Deze regeling geldt per ondernemer en is uitsluitend van toepassing op natuurlijke personen (eenmanszaak) of samenwerkingsverbanden van natuurlijke personen (maatschap, vof, man-vrouwfirma etc.) die in Nederland wonen of zijn gevestigd. Bij een vof is de kleineondernemersregeling niet afzonderlijk van toepassing op de vennoten. De kleineondernemersregeling is niet van toepassing op rechtspersonen (nv, bv, stichting, vereniging etc.). De kleineondernemersregeling is van toepassing op ondernemers die na aftrek van voorbelasting in een kalenderjaar minder dan €1.883 btw moeten afdragen. Zij mogen 2,5 maal het verschil tussen €1.883 en het bedrag dat zij (zonder toepassing van de kleineondernemersregeling) verschuldigd zijn, in mindering brengen op de afdracht. De vermindering kan niet hoger zijn dan het btw-bedrag dat een ondernemer (eigenlijk) is verschuldigd. De kleine ondernemer krijgt dus geen btw terug op basis van de vermindering van de kleineondernemersregeling.

Ondernemers die (na aftrek van voorbelasting) per jaar €1.345 of minder aan btw verschuldigd zijn, zijn door de vermindering van de kleineondernemersregeling geen btw verschuldigd. De vermindering bedraagt dan immers 2,5 × (€1.883 – €1.345) = €1.345. Ondernemers die per jaar niet meer dan €1.345 aan btw zijn verschuldigd, hoeven per saldo dus geen btw te betalen.

Voorbeeld 1
Ondernemer A is over zijn omzet € 3.000 btw verschuldigd, terwijl zijn voorbelasting € 1.400 bedraagt. Zonder toepassing van de KOR is hij dus €1.600 verschuldigd. De vermindering bedraagt 2,5 x (1.883 – 1.600) = €708.

Voorbeeld 2
Ondernemer B is over zijn omzet € 3.000 btw verschuldigd, terwijl zijn voorbelasting €1.900 bedraagt. Per saldo is hij € 1.100 verschuldigd. Omdat dit minder is dan €1.335 hoeft hij geen btw te betalen. Omdat B na toepassing van de KOR geen btw hoeft af te dragen, komt hij in aanmerking voor de ontheffing van de administratieve verplichtingen (zie hierna). Als de ondernemer weet dat hij voor het lopende jaar voor de KOR in aanmerking komt, kan hij bij het doen van de kwartaalaangifte al een voorlopende vermindering toepassen.

Verlegde btw
Als een kleine ondernemer prestaties verricht waarvan de btw-heffing op grond is verlegd naar de afnemer, telt deze btw als verschuldigde btw mee voor de berekening van de vermindering. Als de verschuldigdheid van btw wordt verlegd naar de kleine ondernemer, telt deze btw niet mee voor de vermindering.

Intracommunautaire verwervingen
De kleine ondernemer moet de btw over intracommunautaire verwervingen altijd aangeven en betalen in Nederland. Deze btw telt niet mee voor de toepassing van de vermindering voor kleine ondernemers (en is dus gunstig).

Ontheffing administratieve verplichtingen
De ondernemers die na toepassing van de vermindering van de kleineondernemersregeling geen btw hoeven af te dragen, kunnen bij hun inspecteur een verzoek indienen om ontheffing van de administratieve verplichtingen. De ontheffing gaat in bij het begin van het jaar dat volgt op het jaar waarin het verzoek is gedaan. Er is een besluit van maart 2013 die voor starters goedkeurt dat als deze aan een aantal voorwaarden voldoet, de ontheffing met terugwerkende kracht kan worden verleend tot de dag waarop het verzoek is ingediend. Een ontheffing heeft tot gevolg dat de ondernemer geen btw-aangiften hoeft in te dienen, geen facturen hoeft uit te reiken en geen administratie hoeft bij te houden. De ondernemer kan volstaan met het bewaren van de aan hem uitgereikte facturen. De keerzijde van de ontheffing is dat de ondernemer geen recht heeft op aftrek van de in rekening gebrachte of naar hem verlegde btw. Als een kleine ondernemer investeringen gaat doen is het daarom niet verstandig om ontheven te zijn van de administratie verplichtingen. Let op deze regeling geldt alleen voor de BTW en niet voor de inkomstenbelasting! Voor die belastingheffing moet je wel een zodanige administratie voeren waar inkomsten en kosten uit blijken.

Privé-gebruik zakelijke auto

Bij de aanschaf van de auto is de btw teruggevorderd ofwel verrekend. De wet bepaalt dat in rekening gebrachte btw verrekenbaar is, als de goederen voor belaste prestaties worden gebruikt. Je koopt de auto in het kader van je onderneming, dus is aan dit vereiste voldaan. Je vraagt in een keer de 21% btw terug, scheelt toch aanzienlijk! Waar je waarschijnlijk niet aan hebt gedacht, is dat je geen volledig recht op aftrek van de btw hebt als je de auto daarnaast ook voor privé-doeleinden gebruikt. Daarom dien je deze te corrigeren, je hebt immers geen recht op aftrek van btw als je goederen voor privé-doeleinden gebruikt. Wat ook nog meespeelt, is dat je als ondernemer zijnde gedurende het jaar door alle btw op de autokosten, zoals onderhoud, ook terugvordert. Ook deze btw dient gecorrigeerd te worden met de btw correctie privé-gebruik auto.

Binnen deze correctie kun je twee kanten opgaan. Je kunt het forfait gebruiken dat wettelijk is vastgesteld, of je corrigeert op basis van de werkelijk gereden privé kilometers. Uiteraard is het dan wel van belang dat je een kilometeradministratie hebt bijgehouden. Heb je die niet, dan zul je het forfait toe moeten passen.

Het forfait houdt in dat je een bepaald % van de cataloguswaarde als het ware optelt bij de baten van de onderneming. Enerzijds trek je de btw dus af, anderzijds tel je deze weer bij. Het % dat van toepassing is hangt af van de leeftijd van de auto, alsmede de periode dat de auto in de onderneming aanwezig is. Let ook goed op dat woon-werkverkeer weliswaar voor de inkomstenbelasting niet als privé geldt, maar dat dat niet tevens hoeft te gelden voor de btw.

Twijfel je? Of heb je vragen hierover? Neem gerust contact met mij op voor meer informatie!

Stakingsaftrek

Als een onderneming wordt gestaakt kun je aanspraak maken op een stakingsaftrek, mits de winst die is behaald door het staken ook daadwerkelijk belastbare winst is.

Er hoeft namelijk niet af te worden gerekend over winst behaald bij het staken in de volgende situaties:

– bij een echtscheiding of als je partner overlijdt
– als de onderneming wordt overgedragen aan een medeondernemer of werknemer
– als de onderneming overgaat in een bv
– als je komt te overlijden

Als er belasting betaald moet worden over de stakingswinst dan mag je de stakingsaftrek aftrekken van de stakingswinst. Het levert je dus een belastingvoordeel op. Echter zijn er twee eisen verbonden aan de stakingsaftrek. Ten eerste mag er niet meer dan €3630 afgetrokken worden en als je eerder gebruik hebt gemaakt van de stakingsaftrek dan wordt de stakingsaftrek beperkt met het bedrag wat je eerder als stakingsaftrek hebt aangemerkt.

Zelfstandigenaftrek

Wanneer je in loondienst bent, wordt er maandelijks belasting ingehouden op je bruto looninkomsten. Als ondernemer is dit niet het geval. Je betaald achteraf belasting over de winst die je met je onderneming betaald hebt. Omdat de overheid ondernemerschap wil stimuleren heeft zij een aantal stimuleringsmiddelen ingezet, genaamd de ondernemersaftrek.

De ondernemersaftrek bestaat uit:

zelfstandigenaftrek
startersaftrek
MKB winstvrijstelling
Meewerkaftrek
Stakingsaftrek
Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk
Hier gaan we verder in op de zelfstandigenaftrek.

Hoogte van de zelfstandigenaftrek
De zelfstandigenaftrek is een bedrag van € 7.280. Dit bedrag mag je op je winst in mindering brengen waardoor je over dit bedrag geen belasting betaald. Het maakt hierbij niet uit of je één onderneming of meerdere ondernemingen hebt: het is een bedrag per ondernemer.

Voorwaarden aan de zelfstandigenaftrek
Je moet voldoen aan het urencriterium. Het urencriterium houdt in dat je als ondernemer aantoonbaar 1.255 uren per jaar aan je onderneming hebt gewerkt. Het begrip “uren die gewerkt worden in de onderneming” kun je ruim zien. Maken van offertes, reistijd, boekhouding, opleiding in het kader van de onderneming: al deze uren tellen mee. De bewijslast, van gemaakte uren, rust bij jou als ondernemer. Twijfel of je aan de uren komt of is dit op een andere wijze aannemelijk te maken, hou deze dan bij.

Let op!

Wanneer je naast je ondernemerschap in loondienst bent, dien je naast de genoemde 1.255 uren meer dan 50% van je tijd besteden aan je onderneming.

Wanneer de ondernemer aan het begin van het kalenderjaar de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt bedraagt het bedrag van de zelfstandigenaftrek 50% van € 7.280.

Voorbeeld:

Voor het voorbeeld maak ik een financiële vergelijking tussen iemand in loondienst en een ondernemer. Inkomen is voor beiden bruto € 15.000 (voor de ondernemer na aftrek van zakelijke kosten). Deze vergelijking is puur financieel en er is geen rekening gehouden met heffingskortingen. Met de andere ondernemersaftrekken (MKB winstvrijstelling en startersaftrek) is nog geen rekening gehouden. Aan deze ondernemersaftrekken zal ik in de volgende blogs aandacht besteden.

Loondienst

Je betaald dan 36,5% belasting over € 15.000 (netto € 9.525).

Winst

Van de € 15.000 mag je € 7.280 in mindering brengen. Over de resterende € 7.720 betaal je dan 36,5% belasting (€ 12.182 netto).

Personeel

Arbeidsovereenkomst

Een vast contract, nu al? Oeps! Er is veel onduidelijkheid ontstaan door de inwerkingtreding van de nieuwe Wet werk en zekerheid per 1 juli 2015. Hierdoor zit je soms ineens vast aan een werknemer zonder dat je hiervan op de hoogte bent.

Vanaf 1 juli 2015 kan je nog maar 3 contracten met een totale duur van 2 jaar geven. Na 2 jaar kan je dus aanspraak maken op een vast contract. Tijdelijke contracten worden als opeenvolgend gezien als zij elkaar met een tussenpoos van 6 maanden of minder opvolgen.

Dan hebben we nog de vraagtekens bij de proeftijd, wanneer mag dit en hoeveel maanden?

Bij een contract van 6 maanden of korter mag geen proeftijd worden opgenomen. Bij een contract langer dan 6 maanden mag 1 maand proeftijd worden opgenomen. Indien je meteen een contract van 2 jaar of een contract voor onbepaalde tijd geeft, dan mag je 2 maanden proeftijd opnemen.

Het is heus waar, vanaf 1 juli 2015 hebben alle werknemers onder bepaalde voorwaarden recht op een transitievergoeding. Deze voorwaarden zijn:

Als zij ten minste 2 jaar in dienst zijn geweest
De arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever is beëindigd

Vakantierechten

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: Wat zijn de vervaldata?
Voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verval- of verjaringstermijn. De wettelijke vakantiedagen blijven geldig tot een half jaar na het jaar van opbouw. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf kalenderjaren na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. In de cao, het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst kan een langere verval- of verjaringstermijn zijn afgesproken.

Afkopen van vakantiedagen
De werkgever mag de wettelijke vakantiedagen van een werknemer niet uitbetalen zolang de werknemer nog in dienst is, ook niet als de werknemer hier zelf mee instemt. Of een werknemer de bovenwettelijke vakantiedagen tijdens het dienstverband mag uitbetalen, hangt af van de regels die hierover in de cao of arbeidsovereenkomst staan. Bij uitdiensttreding mag een werkgever zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen.

Verplichte vakantiedagen ingesteld door werkgever
Een verplichte vakantiedag of vakantieperiode afspreken, mag alleen als deze mogelijkheid in de cao of arbeidsovereenkomst is opgenomen. Zijn hierover geen afspraken gemaakt en wil de werkgever dit wel invoeren, dan heeft hij hiervoor toestemming nodig van de ondernemingsraad (OR). Is er geen OR, dan zullen de werkgever en de werknemer er onderling uit moeten komen.

Het inplannen/indienen van een vakantie, mag een werkgever dat weigeren?
De werkgever mag een vakantieverzoek weigeren vanwege zogenoemde zwaarwegende bedrijfsbelangen. Hij moet dit dan wel binnen twee weken na het indienen van een vakantieverzoek schriftelijk aan de werknemer laten weten.

Flexwerkers en hun recht op vakantiedagen
Elke werknemer heeft volgens de wet jaarlijks recht op vier keer het aantal werkuren per week om ‘uit te rusten’. De zogenoemde wettelijke vakantiedagen. Dit betekent dat een werknemer die fulltime werkt, recht heeft op twintig dagen vakantie per jaar. Een uitzondering geldt voor werknemers die niet elke week een vast aantal dagen of uren werken.

Door de flexibele arbeidspatronen wordt het opgebouwde recht aan vakantiedagen altijd uitgekeerd in geld. Dit betekent dat wanneer een flexwerker niet werkt, omdat hij of zij op vakantie gaat, geen geld uitgekeerd krijgt in de vorm van loon plus vakantiegeld en vakantiedagen toeslag. Dit heeft hij of zij reeds elke periode uitgekeerd gekregen.

In tegenstelling tot de alinea Afkopen van vakantiedagen is het dus arbeidsrechtelijk toegestaan in het geval van flexwerkers om vakantiedagen periodiek uit te betalen, alleen indien dit duidelijk op de loonstrook zichtbaar is gemaakt.

Zwangerschapsverlof voor ondernemers

Veel vrouwen ervaren de zwangerschap als een gelukkige periode zonder zorgen, maar dat is niet voor iedereen zo. Bij zelfstandig onderneemsters roept deze mijlpaal ook heel wat vraagtekens op. Ben je in loondienst, dan is het vanzelfsprekend dat je tijdelijk met zwangerschapsverlof kunt gaan, maar hoe werkt dit voor zelfstandig onderneemsters?

Zelfstandige ondernemers moeten voor de inkomstenbelasting aan een zogenaamd ‘urencriterium’ voldoen willen zij gebruik kunnen maken van de ondernemersfaciliteiten zoals de zelfstandigenaftrek.  Maar als je zwanger bent zal je minder werken en is dit urencriterium haast niet haalbaar. Betekent dit dan automatisch dat je in het jaar van je zwangerschap niet als ondernemer kwalificeert? Gelukkig niet! De Wetgever heeft wel degelijk rekening gehouden met het vrouwelijke geslacht, en zodoende een verzachtende bepaling opgenomen. De inkomstenbelasting kent een fictiebepaling die stelt dat indien de werkzaamheden worden onderbroken vanwege een zwangerschap, het aantal gewerkte uren geacht wordt niet te zijn onderbroken. Voor meer informatie raadpleeg de website van de Belastingdienst.

Aan het urencriterium kan dus worden voldaan, dat is geen probleem. Maar hoe kom je als zelfstandig ondernemer aan inkomsten gedurende je zwangerschapsverlof? Daar is de Zelfstandig en Zwanger-regeling voor in het leven geroepen. Dit betreft een zwangerschapsverlof-uitkering voor ondernemers. Een voorwaarde voor het verkrijgen van een maximale uitkering, welke gelijk is aan het minimumloon, is dat de onderneemster in het kalenderjaar voorafgaand aan de zwangerschap aan het urencriterium (1225 uur) heeft voldaan. De uitkering loopt minstens 16 weken en moet uiterlijk 2 weken voor de gewenste ingangsdatum aangevraagd worden. De onderneemster heeft in ieder geval recht op minimaal 10 weken ZEZ-uitkering na de bevalling.
voor meer informatie raadpleeg de website van het UWV.

Let op: ouderschapsverlofkorting geldt niet voor zelfstandigen.